NAMA : MARIYAM AYUNITA
KELAS : KAP1
B.STUDY : KEARSIPAN
1.) Kearsipan menurut Undang-undang No 43 Tahun 2009 merupakan rekaman kegiatan peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
2.) Fungsi Arsip pada suatu organisasi :
1. Aktivitas kantor/organisasi akan berjalan lancar
2. Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis.
3. Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah
4. Sebagai alat pengingat
5. Sebagai penyimpan warkat, dan lain sebagainya.
Nilai Guna Arsip pada suatu organisasi :
1. Nilai Guna Primer adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. Nilai Guna Primer meliputi :
a. Nilai Guna Administrasi
b. Nilai Guna Hukum
c. Nilai Guna Keuangan
d. Nilai Guna Ilmiah
2.Nilai Guna Sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi lain, atau kepentingan umum diluar instansi, serta kegunaannya sebagai bahan bukti. Nilai Guna Sekunder meliputi :
a. Nilai Guna Pembuktian
b. Nilai Guna Informasi
3.) 1. Paper records (arsip berbasis kertas) yaitu berupa arsip-arsip teks yang ditulis di atas kertas.
2.. Audio visual records (arsip pandang-dengar) merupakan arsip yang dapat dilihat dan di dengar. Arsip pandang dengar dirinci dalam 3 kategori :
a. Arsip gambar statik, contoh foto
b. Arsip citra bergerak, contoh film dan vidio
c. Arsip rekaman suara, contoh kaset
3. Machine readable records (arsip elektronik) yaitu arsip-arsip yang diolah dalam suatu format, dimana hanya komputer yang dapat memproses. Contoh : floppy disk, harddisk, pita magnetik, optical disk, cd room.
Dari ketiga penggolongan arsip yang paling sering digunakan sebagai
pembuktian hukum
y yaitu Paper Records (arsip berbasis kertas).
h 4.) · Arsip Sentralisasi yaitu arsip yang disimpan
pada suatu pusat arsip (depo arsip), atau arsip yang dipusatkan penyimpanan dan
pemeliharaannya pada suatu tempat tertentu. Arsip ini paling cocok bagi Lembaga
Pendidikan Swasta.
- Arsip Desentralisasi yaitu arsip yang di simpan di setiap bagian atau setiap unit dalam suatu organisasi. Dan arsip ini paling cocok digunakan di Lembaga Pemerintah Daerah.
Sistem penyimpanannya :
- Sistem abjad
- Sistem masalah
- Sistem nomor
- Sistem tanggal
- Sistem wilayah
6.) 1. Nilai Guna Primer adalah nilai arsip yang didasarkan pada
kegunaan untuk kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan
arsip.
2. Nilai Guna Sekunder adalah nilai arsip yang
didasarkan pada kegunaan arsip sebgai kepentingan lembaga/instansi lain, atau
kepentingan umum diluar instansi, serta kegunaannya sebagai bahan bukti.
- Pada saat terjadi kebocoran pada suatu organisasi/perusahaan diluar oerganisasi tersebut maka nilai guna primer menjadi krusial.
- Pada saat terjadi pemalsuan/penipuan dalam suatu organisasi satu dengan organisasi lainnya maka nilai guna sekunder menjadi krusial.
7.) Karena Arsip Dinamis merupakan arsip yang
masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran.
Siklus
Arsip Dinamis :
1. Tahap pertama merupakan tahap penciptaan. Proses
ini terjadi tatkala tulisan dituangkan kedalam bentuk kertas, atau data
dihasilkan dari komputer, informasi diterima pada film, tape atau media
lainnya.
2. Tahap kedua merupakan tahap penggunaan aktif
dengan jangkauan waktu beberapa hari dan mungkin sampai tahunan. Pada tahap ini
pemakai sering menggunakan arsip dinamis serta memerlukan akses cepat ke berkas
dinamis.
3. Tahap ketiga merupakan tahap inaktif atau sudah
jarang dan mungkin tidak dipakai lagi. Oleh karena itu arsip disimpan dalam
tempat penyimpanan seperti unit kearsipan atau pusat arsip dinamis (record
center).
4.Tahap keempat merupakan tahap penyusutan dan
Jadwal Retensi Arsip (JRA). Penyusutan adalah suatu tindakan yang diambil
berkenaan dengan habisnya “masa simpan” arsip yang telah ditentukan oleh
perundang-undangan, peraturan atau prosedur administratif.
8.) a.Pemindahan Arsip yaitu memindahkan arsip dari
unit pengolah ke unit kearsipan (record center) berdasarkan jadwal retensi
arsip secara teratur dan tetap, yang pelaksanaannya diatur oleh masing –masing
lembaga atau instansi yang bersangkutan.
b.Pemusnahan Arsip yaitu aktivits menghancurkan arsip
yang telah habis guna.
c.Penyerahan Arsip yaitu pelaksanaan dilakukan
dengan pengaturan teknis yang disepakati kedua belah pihak, dan harus memenuhi
ketentuan teknik kearsipan.
9. · Map yaitu berupa lipatan kertas atau karton
manila yang dipergunakan untuk menyimpan
arsip.
- Folder yaitu merupakan lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk segi empat panjang yang gunanya untuk menyimpan atau menempatkan arsip.
- Guide yaitu lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan sebagai penunjuk atau sekat/pemisah dalam menyimpan arsip.
- Filling Cabinet yaitu perabot kantor berbentuk persegi empat panjang yang diletakan secara vertikal (berdiri) digunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip.
- Box File yaitu kotak yang dipergunakan untuk menyimpan berbagai arsip (warkat).
- Rotary Filling yaitu peralatan yang dapat berputar, dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip (terutama berupa kartu).
- Cardex yaitu alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip yang berupa kartu dengan menggunakan laci-laci.
10.) Rak konvensional :
1200 kg X 120 = 144000 kg
Dengan demikian lantai bangunan harus mampu
menahan beban minimal sebanyak 144000 kg.
