SOAL KEARSIPAN

NAMA         : MARIYAM AYUNITA

KELAS         : KAP 1

B.STUDY     : KEARSIPAN

1.)  Undang-undang No 43 Tahun 2009 tentang kearsipan memberikan aturan dan pedoman kearsipan yang jelas, bagaimana rumusan menurut UU tersebut?

 JAWAB :

Kearsipan menurut Undang-undang No 43 Tahun 2009 merupakan rekaman kegiatan peristiwa dalam berbagai  bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. 

2.)  Jelaskan pendapat saudara tentang fungsi dan nilai guna arsip pada suatu organisasi?

JAWAB    :

•  Fungsi Arsip pada suatu organisasi :

1. Aktivitas kantor/organisasi akan berjalan lancar

2. Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis

3. Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah

4. Sebagai alat pengingat

5. Sebagai penyimpan warkat, dan lain sebagainya.

• Nilai Guna Arsip pada suatu organisasi :

Nilai Guna Arsip ditinjau dari segi kepentingan pengguna arsip dapat dibedakan menjadi :

   1.Nilai Guna Primer : Nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk  kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang mengahasilkan arsip. Nilai guna primer meliputi :

·         Nilai guna administrasi

·         Nilai guna hukum

·         Nilai guna keuangan

·         Nilai guna ilmiah

    2.Nilai Guna Sekunder : Nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi lain, dan atau kepentingan umum diluar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada masyarakat/nasional. Nilai guna sekunder meliputi :

·         Nilai guna pembuktian

·         Nilai guna informasi

3.)  Jelaskan pendapat saudara tentang penggolongan arsip baik paper records, audio-visual recodrs, machine-readable records dan arsip mana yang sering digunakan sebagai pembuktian hukum untuk legalitas ataupun fungsi sejarah !

JAWAB     : 

A. Arsip berbasis Kertas (Paper Records) yaitu arsip-arsip yang berupa teks yang ditulis diatas kertas. Bentuk arsip ini juga lazim disebut sebagai arsip yang bersifat konvensional.

B. Arsip Pandang-dengar (Audio-Visual Records) yaitu arsip yang dapat  dilihat dan didengar . Arsip pandang-dengar dapat dirinci dalam 3 ketegori :

1.      Arsip gambar statik (static image) contoh : Foto

2.      Arsip citra bergerak (moving image) contoh : Film, Video, dsb

3.      Arsip rekaman suara (sound recording) contoh : Kaset

C. Arsip Elektronik (Machine Readable records) yaitu arsip-arsip yang disimpan didalam suatu format, dimana hanya komputer yang dapat memprosesnya. Contoh : Floppydisk, Harddisk, Pita magnetik, Optical Disk, CD Rom, dll.

Biasanya arsip yang sering digunakan sebagai pembuktian hukum untuk legalitas ataupun fungsi sejarah yaitu arsip yang berbasis Kertas (Paper Records)

4.) Sistem pengelolaan kearsipan terbagi menjadi dua yaitu Sentralisasi dan Desentralisasi, berikan pendapat kedua sistem tersebut dan mana yang cocok digunakan dilembaga Pemerintah Daerah dan lembaga Pendidikan Swasta !

JAWAB   : 

• Sistem Arsip Sentralisasi : Sistem kearsipan dimana semua surat perusahaan/organisasi disimpan dalam suatu pusat arsip (Depo Arsip) atau arsip yang penyimpanan dan pemeliharaannya dalam suatu ruangan tertentu. Sistem Arsip Sentralisasi lebih cocok digunakan dilembaga Pemerintah Daerah.

•  Sistem Arsip Desentralisasi : Sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya disimpan disetiap bagian/unit yang hanya menyimpan arsip yang ada diunit yang bersangkutan. Sistem arsip Desentralisasi lebih cocok digunakan dilembaga Pendidikan Swasta.

5.) Salah satu kegiatan kearsipan adalah Filling, apa pengertian Filling dan bagaimana metode penyimpanan yang sistematis arsip dapat dengan mudah digunakan ?

JAWAB     :

Filling dapat diartikan suatu penciptaan, pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis  sehingga warkat/arsip dapat dengan mudah digunakan :

1. Sistem Abjad : Sistem dan penemuan kembali warkat-warkat bedasarkan abjad.

2. Sistem Masalah : Sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok/perihal surat.

3.     Sistem Nomor : Pemberian nomor yang terdapat pada folder

4. Sistem Tanggal : Penyimpanan surat berdasarkan tanggal,hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.

5.  Sistem Wilayah : Menyimpan warkat/arsip berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.

6.)  Jelaskan dari jenis arsip berdasarkan Nilai Guna, dan pada kondisi apa saja nilai guna tersebut dapat menjadi krusial ?

JAWAB     : 

Nilai Guna Arsip ditinjau dari segi kepentingan pengguna arsip dapat dibedakan menjadi :

1. Nilai Guna Primer : Nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk  kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang mengahasilkan arsip.

2.   Nilai Guna Sekunder : Nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi lain, dan atau kepentingan umum diluar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada masyarakat/nasional. 

• Pada saat terjadi kebocoran pada suatu organisasi/perusahaan diluar oerganisasi tersebut maka nilai guna primer menjadi krusial.

• Pada saat terjadi pemalsuan/penipuan dalam suatu organisasi satu dengan organisasi lainnya maka nilai guna sekunder menjadi krusial.

7.)   Bagaimana saudara dapat mengetahui bahwa arsip tersebut merupakan Arsip Dinamis dan jelaskan dari Siklus Arsip Dinamis ?

JAWAB     :

Arsip Dinamis merupakan arsip yang masih  digunakan secara langsung dalam kegiatan kantor sehari-hari. Arsip dinamis biasanya memiliki empat tahap  siklus hidup (life sicle) :

1. Tahap pertama: Tahap Penciptaan

2. Tahap kedua     :Tahap penggunaan aktif dengan jangkauan waktu beberapa hari dan mungkin sampai tahunan.

3.Tahap ketiga     : Tahap Inaktif. Terjadi tatkala arsip dinamis sudah jarang atau mungkin tidak dipakai lagi.

4.Tahap keempat : Tahap penyusutan dan Jadwal Retensi  Arsip (JRA)

 8.)Bagaimana mekanisme pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan arsip yang berlaku di pemerintah?

JAWAB   :

•      Pemindahan Arsip : Memindahkan arsip dari unit pengolah keunit kearsipan (Record Center)  berdasarkan jadwal retensi arsip secara teratur dan tetap, yang pelaksanaannya diatur oleh msing-masing lembaga/instansi yang bersangkutan.

•   Pemusnahan Arsip : Pemusnahan arsip yang sudah tidak memilki nilai guna pemusnahan dilakukan dengan mengikuti ketentuan retensi (Masa Simpan) atas dasar kegunaannya dan jangka waktu penyimpanannya.

•  Penyerahan arsip : Penyerahanarsip dapat dilakukan oleh unit kearsipan kebadan yang berwenang yaitu Arsip Nasional (ANRI).

9.)  Jelaskan menurut pendapat saudara tenteng Map, Folder, Guide, Filling cabinet, Boxes files, Rotary filling, Cardex, dan A Modern Organization is an Information Based Organization?

          JAWAB     :

a)   Map :  Lipatan kertas atau karton manila yang digunakan untuk menyimpan arsip

b)  Folder : Lipatan kertas tebal/karton manila  berbentuk segi empat panjang yang gunanya untuk menyimpan/menempatkan arsip.

c) Guide : Lembaran kertas tebal/karton manila yang digunakan sebagai tanda batas/sekat penunjuk.

d)  Filling Cabinet : Perabot kantor berbentuk segi empat panjang yang diletakkan secara vertikal (berdiri) digunakan untuk menyimpan berkas-berkas/arsip.

e)  Berkas Kotak (Boxes File) : Kotak yang digunakan untuk menyimpan berbagai arsip/warkat.

f) Rotary Filling : Peralatan yang dapat berputar, digunakan untuk menyimpan arsip-arsip terutama (Terutama berupa kartu).

g) Cardex (Card Index) : Alat yang digunakan untuk menyimpan arsip yang berupa kartu dengan mempergunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang.

A Modern Organization is an Information Based Organization merupakan organisai Modern adalah oraganisasi yang bertumpu pada informasi.

10.)  PT .Bank Mandiri  Indonesia pada kantor pusat memilki gedung dengan 12 lantai, 2 lt digunakan untuk dokumen (Arsip) dengan luas 120 M² perlantai. Berapa kemampuan beban dari bangunan apabila menggunakan konvensional dan non konvensional ?

JAWAB  :

•   Rak Konvensional :

1200 kg x 12 = 144.000 kg

Maka dengan demikian lantai bangunan tersebut harus mampu menahan beban minimal sebanyak  144.000 kg.